Organizadores de eventos têm muitas previsões para fazer quando se trata de um evento, independente do porte; por exemplo, “quanto de comida e bebida será necessário?”, “Qual o tamanho da equipe da qual devo me dispor para o bom andamento do evento?”, “Qual a quantia do meu orçamento eu vou disponibilizar para cada coisa?” E o mais importante: “Quantas pessoas comparecerão?”.
Primeiramente, ma produção de eventos procure analisar quantas pessoas compareceram ao seu evento anterior e qual o nível de semelhança entre eles, assim poderá ser emitido um panorama e um possível planejamento.
Também é possível usar o Facebook. Veja quantas pessoas confirmaram presença e procure entender o porquê de terem feito e o que interessou mais no evento, mas atenção, não use o Facebook como um dado absoluto, pois algumas pessoas podem confirmar presença apenas para fazer uma lista maior e chamar mais pessoas.
Faça o controle pela quantidade de ingressos que foram vendidos, pois isso representa a quantidade mais próxima do público, uma vez que essas pessoas já pagaram por seus respectivos ingressos, mostrando grande interesse em comparecer ao evento.
Caso tenha obtido um número satisfatório de pessoas, pense um pouquinho mais à frente, pois é muito melhor sobrar comida, bebida e espaço do que deixar pessoas para fora ou com fome e sede.
Essas são algumas dicas para que seu evento não sofra de superlotação e seus convidados passem desconforto, pois caso isso ocorra, sua reputação e credibilidade vão por água abaixo, assim como a da sua equipe. Tenha um bom evento!
